[Chia sẻ] Kinh nghiệm quản lý phòng khám nha khoa hiệu quả

Một phòng khám nha khoa thành công không chỉ dựa vào chuyên môn từ đội ngũ y bác sĩ, mà còn dựa vào cách quản lý phòng khám. Để việc quản lý đạt kết quả cao đòi hỏi người quản lý phải kết hợp kỹ năng, kiến thức nha khoa, marketing và quản trị nhân lực. Sau đây, Radon Việt Nam sẽ chia sẻ kinh nghiệm quản lý phòng khám nha khoa hiệu quả.

1. Quản lý phòng khám nha khoa sẽ gặp những khó khăn gì?

Nhu cầu chăm sóc cũng như thẩm mỹ nha khoa tăng cao, dẫn đến vô số các phòng khám nha khoa mọc lên. Hầu hết, các chủ phòng khám hiện vẫn chưa lường được hết khó khăn họ sẽ gặp phải khi mở phòng khám nha khoa.

1.1. Khó khăn trong chuyên môn

Tuy y bác sĩ của phòng khám đều đã tích lũy được kinh nghiệm, kỹ năng nhất định trong quá trình làm việc. Tuy nhiên, không ai đảm bảo được bệnh sẽ biến tướng khác đi. Trong trường hợp đó, y bác sĩ lại không đủ chuyên môn để giải quyết.

Nhân viên không đảm bảo đủ chuyên môn khi làm việc. (Nguồn ảnh: Sưu tầm)
Nhân viên không đảm bảo đủ chuyên môn khi làm việc. (Nguồn ảnh: Sưu tầm)

1.2. Nhân viên không làm đúng nhiệm vụ

Trong phòng khám, sẽ có một số trường hợp nhân viên làm không đúng nhiệm vụ được giao. Điều đó dẫn đến chất lượng công việc giảm sút, còn có thể gây nên những hậu quả khôn lường.

1.3. Quản lý trang thiết bị y tế

Điều tiếp theo gây khó khăn đối với việc quản lý phòng khám nha khoa, chính là quản lý thiết bị. Với nha khoa, sẽ có rất nhiều thiết bị đa dạng và cần nhập từ nước ngoài. Nếu không được chuẩn bị sẵn, điều đó khiến quá trình điều trị bị gián đoạn, mất thời gian chờ đợi.

Còn thiếu trang thiết bị phục vụ cho việc thăm khám nha khoa. (Nguồn ảnh: Sưu tầm)
Còn thiếu trang thiết bị phục vụ cho việc thăm khám nha khoa. (Nguồn ảnh: Sưu tầm)

1.4. Tiếp đón bệnh nhân

Bệnh nhân tới khám phải chờ đợi, nhân viên tiếp đón không chu đáo, trễ hẹn với khách đã đặt trước. Đây là những khó khăn của phòng khám nha khoa đối với việc tiếp đón bệnh nhân. Điều này khiến quá trình điều trị dễ xảy ra sai sót. Trên hết, sẽ khiến khách hàng cảm thấy không hài lòng.

1.5. Dữ liệu thông tin của khách hàng

Vì lượng khách của phòng khám sẽ lớn dần. Vậy nên, để quản lý thông tin khách hàng cũng là một khó khăn khiến chủ phòng khám đau đầu.

1.6. Quản lý báo cáo

Một phòng khám lớn sẽ có rất nhiều báo cáo khác nhau. Ví dụ như báo cáo số liệu thống kê về khách hàng, số lượng thuốc, nhân sự,… Báo cáo nhiều như vậy cho nên chủ phòng khám sẽ cảm thấy khó khăn trong quản lý. Và, báo cáo thống kê là việc quan trọng tạo nên thành công trong việc quản lý phòng khám nha khoa.

Chủ phòng khám khó quản lý vì có quá nhiều báo cáo. (Nguồn ảnh: Sưu tầm)
Chủ phòng khám khó quản lý vì có quá nhiều báo cáo. (Nguồn ảnh: Sưu tầm)

>> Xem thêm: Trung tâm đào tạo phòng khám nha khoa uy tín tại Việt Nam

2. Những điều cần làm để quản lý phòng khám trở nên hiệu quả

2.1. Quản lý phòng khám nha khoa cần thống nhất quan điểm giữa đồng nghiệp

  • Muốn quản lý phòng khám nha khoa hiệu quả, các y bác sĩ, phụ tá và nhân viên trong phòng khám cần phải có sự thống nhất quan điểm trong công việc. Tất cả nhân viên phải được đào tạo, đảm bảo hiểu rõ và đồng nhất các thông tin cơ bản để cung cấp cho bệnh nhân. Điều này giúp khách hàng trải nghiệm quá trình thăm khám tốt hơn.
  • Ngoài ra, nếu có nhân viên làm việc không đúng trách nhiệm, chủ phòng khám cần có biện pháp xử lý và kỹ năng quản lý nhân sự phù hợp. Để phòng khám có thể vận hành trơn tru và thuận lợi.
Các vị trí trong phòng khám cần thống nhất quan điểm. (Nguồn ảnh: Sưu tầm)
Các vị trí trong phòng khám cần thống nhất quan điểm. (Nguồn ảnh: Sưu tầm)

2.2. Quản lý phòng khám nha khoa cần đảm bảo thông tin khách hàng

Khách hàng là yếu tố quan trọng nhất trong bất kỳ lĩnh vực dịch vụ. Vậy nên, khi phòng khám nắm rõ được thông tin khách hàng. Điều đó sẽ khiến khách hàng tin tưởng và sẽ quay lại nhiều lần trong tương lai. Ngược lại, nếu không có phương pháp quản lý, tỷ lệ phòng khám mất khách là rất cao.

2.3. Tận dụng những đánh giá hài lòng của khách hàng

Đối với đánh giá hài lòng, chủ phòng khám có thể tận dụng những đánh giá này của khách hàng để tăng thêm sự tin cậy cho phòng khám. Ngoài ra, phòng khám nên tiếp thu ý kiến đóng góp của khách hàng để cải thiện dịch vụ và chăm sóc khách hàng tốt hơn.

Tận dụng những đánh giá tích cực của khách hàng để sự tin cậy cho phòng khám. (Nguồn ảnh: Sưu tầm)
Tận dụng những đánh giá tích cực của khách hàng để sự tin cậy cho phòng khám. (Nguồn ảnh: Sưu tầm)

2.4. Quản lý phòng khám nha khoa cần sử dụng phần mềm hỗ trợ 

Thời đại công nghệ lên ngôi, các phần mềm hỗ trợ quản lý đang phát triển mạnh mẽ. Và, phòng khám nha khoa hoàn toàn có thể sử dụng phần mềm vào trong quy trình quản lý. Phần mềm quản lý sẽ hỗ trợ đầy đủ dữ liệu, giúp chủ phòng khám nắm bắt được thông tin và tạo nên sự chuyên nghiệp ở phòng khám.

2.5. Phòng khám nha khoa cần quản lý nhân sự hợp lý

2.5.1. Đào tạo nhân sự 

Nhân sự trong phòng khám cần nắm vững các kiến thức nha khoa cơ bản và các cách tiếp cận khách hàng khác nhau. Vì vậy, chủ phòng khám cần chú trọng việc đào tạo đội ngũ nhân sự. Nhân sự được đào tạo bài bản sẽ trở nên chuyên nghiệp hơn. Điều đó khiến khách hàng có thiện cảm và sẽ quay trở lại thường xuyên.

2.5.2. Công bằng, rõ ràng, minh bạch

Trong quá trình quản lý phòng khám nha khoa, sự rõ ràng và công bằng là điều kiện tiên quyết để tạo ra một văn hóa làm việc văn minh, thúc đẩy nhân viên làm việc và gắn bó lâu dài. Các chỉ số đánh giá hiệu quả công việc sẽ tạo cơ sở để chủ phòng khám đưa ra cơ cấu lương thưởng phù hợp và giúp đánh giá chính xác năng lực làm việc của nhân viên. Một chế độ đãi ngộ tốt sẽ giúp cho nhân sự của bạn vận hành tốt và không bị xáo trộn.

Đào tạo nhân sự thường xuyên và đánh giá chính xác năng lực của mỗi người. (Nguồn ảnh: Sưu tầm)
Đào tạo nhân sự thường xuyên và đánh giá chính xác năng lực của mỗi người. (Nguồn ảnh: Sưu tầm)

2.6. Chuẩn hóa quy trình khám chữa bệnh tại phòng khám

Dấu hiệu nhận biết của một phòng khám chuyên nghiệp chính là quy trình khám chữa bệnh. Khi có quy trình rõ ràng, chủ phòng khám sẽ kiểm soát được số lượng công việc của nhân viên. Theo đó, họ có thể điều chỉnh tăng lên hoặc giảm các đầu việc, giúp tháo gỡ những khúc mắc.

2.7. Giảm thiểu tối đa các khoản lãng phí tiềm ẩn trong phòng khám nha khoa 

Trong nha khoa sẽ có đến 8 khoản lãng phí bao gồm:

  • Sản phẩm lỗi: Thiết bị bị rơi, vỡ, hỏng, X-quang phải chụp lại, lấy dấu lại…
  • Lãng phí sản xuất thừa: Làm hồ sơ quá sớm, chuẩn bị quá mức cần thiết.
  • Lãng phí thời gian chờ đợi: Bệnh nhân phải chờ đợi bác sĩ hoặc ngược lại.
  • Lãng phí con người: Quản lý phòng nha không sử dụng đúng người, đúng vị trí.
  • Lãng phí vận chuyển: Chuyển vật liệu hoặc bệnh nhân đến khu vực khác nhau của phòng khám.
  • Lãng phí tồn kho: Tích lũy hàng tồn kho vô hình bao gồm những điều trị được lên kế hoạch nhưng chưa thực hiện, thiết bị đắt tiền không cần thiết…
  • Lãng phí thao tác/di chuyển: Phải đứng dậy nhiều lần trong một lần làm thủ thuật vì phải tìm kiếm dụng cụ hoặc không có những thiết bị cần thiết,…
  • Lãng phí trong vận hành quy trình: Quy trình quá phức tạp, sắp xếp lịch hẹn chưa khoa học, hợp lý.

Khi giảm thiểu được các khoản lãng phí, chủ phòng khám có thể tối ưu chi phí vận hành phòng khám. Và, việc quản lý phòng khám nha khoa sẽ trở nên dễ dàng hơn.

Giảm thiểu các khoản lãng phí tiềm ẩn giúp tối ưu chi phí vận hành. (Nguồn ảnh: Sưu tầm)
Giảm thiểu các khoản lãng phí tiềm ẩn giúp tối ưu chi phí vận hành. (Nguồn ảnh: Sưu tầm)

Kết Luận

Trên đây là kinh nghiệm quản lý phòng khám nha khoa hiệu quả. Hãy trở thành người chủ thông thái, biết tiếp nhận và thay đổi để việc kinh doanh phát triển vững mạnh. Ở Radon Việt Nam, chúng tôi có các thiết bị nha khoa hiện đại nhất.

Mọi thông tin chi tiết liên hệ tại đây!

Hotline: 088 654 5858 

Email: mktradonvietnam@gmail.com

Website: https://radonvietnam.vn/

Fanpage: Radon Việt Nam

Địa chỉ: Tòa nhà An Bình 1, khu đô thị Định Công mới, Hoàng Mai, Hà Nội